top of page

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla

Avain avoimuuteen ja luottamukseen

Työpaikalla esiintyy väistämättä tilanteita, jotka vaativat herkkien tai haasteellisten aiheiden käsittelyä. Olipa kyse konfliktiin purkamisesta, muutosten läpiviennistä tai työntekijän kehityskohteen käsittelystä, on keskustelun avoimuus ja kunnioittavan ilmapiirin luominen ensiarvoisen tärkeää. Tämän tekstin luettuasi sinulla on konkreettisia askelmerkkejä hankalan keskustelun käymiseksi rakentavalla tavalla.

Tunnista merkit

Ennen kuin haastavaa aihetta voidaan alkaa käsitellä, on tärkeää osata tunnistaa tilanteet, jotka sitä vaativat. Näihin voi kuulua esimerkiksi konfliktit työtovereiden välillä, epäselvyydet työtehtävissä tai jokin muu, mikä vaikuttaa työilmapiiriin tai työn sujuvuuteen. Tärkeää on havaita nämä merkit ajoissa ja käsitellä ne avoimesti. Muuten edessä voi olla entistä suurempia ongelmia.

Esihenkilö Laura huomaa, että yksi hänen tiiminsä jäsenistä, Aino, joka on yleensä iloinen ja positiivinen, on viime aikoina vaikuttanut alakuloiselta ja vetäytyneeltä. Laura päättää ottaa asian puheeksi Ainon kanssa kahden kesken.

Valmistautuminen

Kun tilanne on tunnistettu, on aika valmistautua keskusteluun. Hyvä valmistautuminen on tärkeää, sillä se osoittaa kunnioitusta sekä keskustelukumppania että käsillä olevaa aihetta kohtaan. Valmistautumiseen voi kuulua esimerkiksi aiheeseen liittyvän tiedon keräämistä, argumenttien harkintaa ja omien tunteiden tunnistamista. On tärkeää miettiä etukäteen, mitä haluaa sanoa ja mitä haluaa saavuttaa keskustelulla. Tämä auttaa pysymään rauhallisena ja keskittymään asiaan, kun tilanne koittaa.

Laura valmistautuu keskusteluun huolellisesti. Hän miettii, miten hän voisi ottaa asian puheeksi niin, ettei Aino kokisi sitä loukkaavana tai hyökkäyksenä. Laura myös harkitsee erilaisia mahdollisia syitä Ainon tilanteeseen, jotta hän olisi valmis tukemaan Ainoa parhaalla mahdollisella tavalla. Samalla Laura valmistautuu siihen, että syynä voi olla asia, jota hän ei ole tullut edes ajatelleeksi.

Oikea aika ja paikka

Haastaville aiheille on tärkeä varata riittävästi aikaa ja rauhallinen ilmapiiri. Valitse tilanne ja paikka, jossa molemmat osapuolet voivat tuntea olonsa mukavaksi ja jossa keskusteluun ei tule keskeytyksiä. Vältä kiireisiä tai julkisia paikkoja, jotka voivat häiritä keskustelun kulkua.

Laura valitsee sopivan hetken ja paikan keskustelulle. Hän kutsuu Ainon neuvotteluhuoneeseen, joka on riittävän eristetty muusta työympäristöstä, niin ettei kukaan häiritsisi heitä keskustelun aikana.

Keskustelutekniikat

Rakentavan viestinnän perusta on selkeä ja yksiselitteinen ilmaisu. Käytä “minä-viestejä” ja puhu omasta kokemuksestasi, jotta toinen ei kokisi tulevansa syytetyksi tai arvostelluksi. Ole rehellinen, mutta ystävällinen. Pyri pysymään rauhallisena ja kuuntelemaan toista osapuolta aktiivisesti.

Laura aloittaa keskustelun ilmaisemalla huolensa Ainon voinnista: "Olen huomannut, että olet viime aikoina ollut hiljaisempi kuin yleensä. Olen jäänyt pohtimaan, onko sinulla kaikki hyvin?”

Kuunteleminen ja empatia

Yhtä tärkeää kuin puhuminen, on kuunteleminen. Näytä, että arvostat toisen mielipidettä ja tunnistat hänen tunteensa. Pyri ymmärtämään heidän näkökulmansa ja tunteensa. Empatian osoittaminen voi auttaa luomaan yhteyden ja edistämään rakentavaa keskustelua.

Tämän jälkeen Laura kuuntelee tarkasti mitä Aino kertoo ja pyrkii ymmärtämään Ainon kokemuksia. Hän osoittaa empatiaa sanoilla ja eleillä, jotta Aino tietäisi hänen tukevan itseään. Hän esimerkiksi nyökkää ymmärtävästi ja katsoo suoraan Ainoon, kun tämä kertoo tilanteestaan.

Ratkaisujen etsiminen

Työpaikalla ei ole aina kyse vain ongelman tunnistamisesta, vaan myös siitä, että etsitään yhdessä ratkaisuja hankalaan tilanteeseen. Ole avoin eri vaihtoehdoille ja kannusta toista osapuolta osallistumaan ratkaisun etsimiseen. Pyri löytämään kompromisseja ja yhteistyössä sovittuja ratkaisuja, jotka palvelevat kaikkia osapuolia parhaalla mahdollisella tavalla. Muista, että tavoitteena on löytää ratkaisuja, ei syyllisiä.

Aino kertoo tyytymättömyydestä työhönsä, koska hänen työtehtävänsä ovat muuttuneet viime aikoina niin paljon, että hän kokee olevansa ylikuormittunut. Laura ehdottaa ratkaisuksi, että hän ja Aino voisivat yhdessä käydä läpi Ainon työtehtäviä ja harkita tehtävien priorisointia tai joidenkin tehtävien delegointia muille tiimiläisille.

Jatkotoimenpiteet

Keskustelun jälkeen on tärkeää varmistaa, että keskustelusta seuraa konkreettisia toimia. Sovi seuraavat askeleet ja aikataulu niiden toteuttamiselle. Seuraa tilannetta säännöllisesti ja ole valmis tarvittaessa tekemään lisämuutoksia.

Lopuksi he sopivat jatkotoimenpiteistä; Laura ja Aino tarkastelevat Ainon työtehtäviä seuraavalla viikolla ja suunnittelevat yhdessä parhaan tavan tehdä muutokset.

Yhteenveto

Puheeksi ottaminen on olennainen osa terveellistä työyhteisöä. Se edistää avoimuutta, luottamusta ja tehokasta yhteistyötä. Käyttämällä näitä vinkkejä ja strategioita voimme luoda työpaikkoja, joissa jokainen tuntee olonsa arvostetuksi ja kuulluksi.

Haluatko vahvistaa puheeksi ottamisen taitojasi?

Aikologi-assistentit voivat tukea sinua työn arjessa ja hankalien asioiden puheeksi ottamisessa. Kokeile heti: https://demo.aichologist.io/

Haluatko kehittää omia vuorovaikutustaitojasi?

Aikologi-assistentit voivat tukea sinua työn arjessa ja hankalien asioiden puheeksi ottamisessa.

bottom of page